Gestión de proyectos, ¿qué hacer?

Bueno ya era hora, llego tu momento al fin responsable de un proyecto, sin subida de sueldo pero si más responsabilidad y ahora que, ¿ cómo empezamos? ¿qué hacemos a continuación? ¿cómo nos asegurarnos el éxito? para ello hemos puesto en este post una serie de pasos para que te sirvan como guía a través de esta nueva tarea que es la  gestión de un proyecto.

1.- Definir el alcance

El primer y más importante paso en cualquier proyecto es definir su alcance. ¿Qué es lo que se supone se quiere lograr gestionando ese proyecto? ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Igualmente importante es definir qué es lo que no se debe incluir en el alcance de tu proyecto. Si no obtienes demasiada definición de tu jefe, aclara el alcance tú mismo y envíaselo para obtener su confirmación.

2.- Determinar los recursos disponibles

¿Qué personas, que equipamiento y de cuánto dinero dispondremos para alcanzar los objetivos? Como jefe de proyecto, generalmente no tendrás control directo de estos recursos, pero tendrás que gestionarlos a través de la matriz de la gestión o simplemente RRHH.

3.- Verificar los plazos

¿Cuándo tiene que estar finalizado el proyecto? A medida que desarrollas tu plan de proyecto puede que tengas algo de flexibilidad para usar el tiempo, pero los plazos generalmente son fijos. Si decides utilizar horas extra para cumplir con el plazo, debes sopesarlo ya que incrementara  los costes disminuyendo el presupuesto.

4.- Tu equipo

Reúne a las personas de tu equipo y comienza el dialogo. Ellos son los expertos técnicos. Eso es porque su supervisor funcional los asigno al proyecto. Tu trabajo es administrar el equipo.

5.- Enumera los principales puntos

¿Cuáles son las piezas principales del proyecto? si no lo sabes, comienza preguntando a tu equipo. Es una buena idea listar los pasos en orden cronológico pero no te obsesiones, siempre puedes cambiar el orden más tarde.

6.- Enumera los puntos menores

Enumera los pasos más pequeños correspondientes a cada uno de los puntos principales. Nuevamente, generalmente ayuda recordar todos los pasos si los listas en orden cronológico. La cantidad de niveles que recorres en los pasos más detallados depende del tamaño y complejidad del proyecto.

7.- Desarrollar el plan preliminar

Reúnes todos tus puntos en un plan. ¿Qué ocurre primero? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Cuáles pasos pueden llevarse a cabo en el mismo tiempo con distintos recursos? ¿Quién va a llevar a cabo cada uno de esos puntos? ¿Cuánto tiempo requerirá? Existen excelentes paquetes de software disponibles que pueden automatizar muchos detalles por ti. Pregunta a otros responsables (como tu) de proyectos de la empresa que software utilizan.

8.- Crea el plan base

Consigue retroalimentación en tu plan preliminar de tu equipo y otras partes interesadas (stakeholders). Ajusta tus plazos y horarios de trabajo para ajustar el proyecto al tiempo disponible. Efectúa cualquier ajuste necesario al plan preliminar para producir un plan base.

9.- Solicita ajustes al proyecto

Nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Tu trabajo es hacer más con los recursos limitados de lo que las personas esperan. Sin embargo, a menudo hay limitaciones impuestas a un proyecto que simplemente son poco realistas. Debes tomar tu caso y presentárselo a tu jefe y pedir que esos límites poco realistas sean cambiados. Pide los cambios al comienzo del proyecto. No esperes hasta que haya problemas para solicitar los cambios que necesites.

10.- Trabaja tu plan, pero no exageres

Hacer el plan es importante, pero el plan puede ser cambiado. Tienes un plan para conducir al trabajo cada mañana. Si una intersección está bloqueada por unos accidentes, cambias el plan y tomas un camino distinto. Haz lo mismo con los planes de tu proyecto. Cambiales en la medida de lo necesario, pero siempre ten el alcance y los recursos en mente.

11.- Monitoriza el progreso de tu equipo

Al comienzo del proyecto habrá poco progreso, pero de todos monos controla lo que los demás hacen. Eso hará más fácil detectar los problemas antes de que se conviertan en problemas.

12.- Documenta todo

Mantén un registro. Cada vez que cambies tu plan base, documenta lo que se cambió y porque fue necesario hacerlo. Cada vez que se agregue un nuevo requerimiento al proyecto, escribe de donde vino ese requerimiento y como se ajustaron los plazos y el presupuesto debido al mismo. No puedes recordarlo todo, así que escríbelo para poder revisarlo al final del proyecto y aprender.

13.- Mantén a todos informados

Mantén informados a todos los interesados durante todo el proyecto. Déjales saber tu éxito cada vez que completes una etapa, pero también informales de los problemas tan pronto como aparezcan. También mantén a tu equipo informado. Si los cambios son considerados, comunica al equipo todo lo que se te permita. Asegúrate de que todos en el equipo estén al tanto de lo que hacen los demás.

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