Gestión y Seguimiento de un Proyecto

Según mi experiencia, tanto profesional como docente, los conceptos de planificación, programación y seguimiento de proyectos son transversales a las competencias profesionales. Es decir, comunes a diferentes profesiones. Lo más importante es tener autonomía para la gestión de proyectos.

La idea de esta página es que en 10 minutos tengas los conceptos básicos que necesitas para tener un control básico de tu proyecto, al igual que ya hice para la planificación. Son notas basadas en mi formación y experiencia pero también es cierto que a lo mejor en estos 10 minutos aprendes más que en gran parte de los cursos que se ofrecen.

Esta información no sustituye a un curso más intensivo ni sustituye a la clase presencial de un profesor. Si quieres hacer un curso estas serían mis recomendaciones:

Objetivo de la Gestión de un proyecto

El objetivo de gestión de un proyecto es controlar el proyecto para que como mínimo:

  • vaya según lo esperado (plan) y,
  • si no es así (seguimiento)
  • tomar las decisiones adecuadas (control) que permitan
  • finalizar el proyecto con éxito (que se cumplan los objetivos)

Qué hay que controlar

Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos típicos son generalmente:

  • Tiempo. Respecto a la variable tiempo hay que aclarar que una cosa es el esfuerzo (horas de trabajo) y otrala duración (el plazo que tengo). Es decir, el plazo para terminar una tarea puede ser de una semana (duración: desde el inicio hasta el fin) y son necesarias 2 horas (esfuerzo).
  • Dinero. El control del dinero se llama también control presupuestario. El presupuesto es el plan previsto del recurso dinero y hay que tener en cuenta tanto los ingresos/gastos (en qué lo gasto) como el flujo temporal (cuando lo gasto)

En los proyectos de desarrollo de software y de sistemas informáticos lo que interesa generalmente escontrolar el tiempo y generalmente se hace en horas. Por eso se habla de horas/persona, horas/proyecto, etc. Un buen control exige trabajar utilizando un calendario on-line y controlar las horas de trabajo.

Fases a Controlar

En la gestión de un proyecto podemos hablar de las siguientes fases:

  • Planificación: lo que pienso que va a ocurrir.
    Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en escribir un artículo sobre gestión de proyectos (alcance de la tarea)
  • Seguimiento: lo que en realidad ocurre.
    Tardé sólo 2 horas en escribirlo, es decir el 100% del alcance de la tarea en el 50% del tiempo previsto.
  • Control: toma de decisiones en función de lo ocurrido.
    Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2 horas sobrantes para realizar un anexo al artículo.

Herramientas de Seguimiento

El uso de una herramienta de seguimiento ha de tener las siguientes características:

  • Fácil de Utilizar (para mi y para mi equipo de trabajo)
  • Útil (para mí y para mi equipo de trabajo)
  • Barata (en dinero y en tiempo)

Un ejemplo típico de herramienta sería el uso de una tabla. Una tabla típica podría ser:

Detalle por tarea

Tarea

Horas Previstas (Plan)

Horas Reales (Seguimiento)

Diferencia

Aprender un Lenguaje de Programación 30 h 20 h 10 h

Informe Resumen:

Tarea/Proyecto

Fecha

Horas Previsto

Alcance Previsto

Horas Reales

Alcance Real

Diferencias Alcance

Diferencias Tiempo

Hacer un programa HolaMundo en el lenguaje TAL 25 Octubre 2005 50 100% 70 85% Falta el 15% (debería estar acabado) Llevo 20 horas más de lo previsto

Esto se puede realizar perfectamente en papel, sin embargo cuando el proyecto es complejo o debemos manejar muchos proyectos es interesante pensar en el uso de software para la gestión de proyectos (es interesante, no imprescindible). Es simplemente controlar las actividades del proyecto.

Herramientas Software

Hay muchísimas herramientas software para planificar y gestionar proyectos. Lo importante no es la herramienta sino que realmente nos ayude a ser productivos y en este sentido depende mucho de la persona. En mi opinión la mejor secuencia para adquirir una buena competencia sería:

  • Utilizar el papel. Sí, el papel porque es el mejor sistema (barato y rápido) para escribir y pintar
  • Utilizar software básico. Por ejemplo calendarios web, un editor de texto o una hoja de cálculo
  • Utilizar software específico. El típico es MS Project aunque hay muchos más por ejemplo los que utilizan software libre y uno muy recomendable llamado Gantter (vía web y similar a MS Project)
  • Utilizar software práctico vía web. Con un calendario on-line, una herramienta de control de tareas, de horas o incluso un weblog. Son herramientas baratas, simples y muy adecuadas para proyectos sencillos.

Y, ¿qué utilizo yo?. Utilizo un control de horas y control de tareas y actividades. Utilizo una plataforma vía web (OpenACS) que me sirve de Agenda, Weblog, Control de Horas, Publicación Web y Seguimiento de Incidencias que me permite saber cuantas horas trabajo a año y en qué proyectos.

Ejemplo de Seguimiento

Tengo varios ejemplos de seguimiento de proyecto de mis alumnos que están muy bien (mucho mejores que algunos directivos e ingenieros que se dedican a ello). Todo depende del tipo de proyecto, pero a mí este me parece especialmente bueno:

  • Instalación de un Sistema Sencillo. Describe muy bien (claro y sencillo) el alcance del proyecto, permite que alguien (externo) lo pueda seguir y tiene una tabla de control de proyecto magnífica

Lo que buscamos


Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir,saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto, es decir:

  • qué queremos conseguir (objetivos). El Qué
  • en qué tiempo (cronograma). El Cuando
  • y a qué costes (presupuesto). El Cuanto

Es lo que se denomina habitualmente triángulo de la gestión de proyectos. El triángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.

Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara, esos tres aspectos y facilitar la toma de decisiones (a tus jefes, tu equipo o a tí). La toma de decisiones se hace al principio (lo que se llama viabilidad) pero, sobre todo,a lo largo de todo el proyecto (seguimiento). Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones.

Y por último, para entender la obsesión por la planificación simplemente decir que es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. ¿Porqué? Pues porque una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos (ningun plan se cumple al 100%)

Para no obsesionarse es importante dedicarle un tiempo razonable, en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto. Es decir, un proyecto de 100h, pues 10 de planificación. En mi caso personal, en mi agenda del año 2011 dediqué el 3% del total a planificar y hacer seguimiento (de la agenda, no de mis proyectos). Sin embargo todo depende del tipo de proyecto

Objetivos y Actividades

Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil, lo difícil es que esas actividades cumplan tus objetivos, es decir, que se cumpla el alcance (o éxito) del proyecto. Pero, ¿porqué es tan difícil? Porque es difícil determinar:

  • Como medir el éxito de los objetivos
  • Como medir la relación causa efecto (Actividad Objetivo)

El plan debe contener las actividades y los objetivos y, de forma clara, se tiene que ver su relación, debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Sin embargo suele ocurrir que aunque cumpla con ciertas actividades no cumpla un objetivo o un hito del proyecto.

Actividades e Indicadores

Un indicador es un dato objetivo que permitirá:

  • Medir el impacto de una actividad
  • Medir el grado de éxito de un objetivo

Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores no sirve de nada la planificación porqueno hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:

  • Precio vs Precisión. Lo ideal es lo más barato posible a una precisión razonable
  • Disponibilidad vs Precisión. Lo ideal es tener el indicador lo más rápido posible porque permite anticipar decisiones.

Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es una forma de relacionar actividades y objetivos.

El Cronograma (La Planificación)

El cronograma es el plan de la variable tiempo. Es decir, un conjunto de actividades con sus plazos correspondientes (fecha de inicio y fin). Es decir, relaciona actividades y tiempo. La herramienta más utilizada es el diagrama de Gantt y también se utiliza mucho el concepto de ruta crítica y red PERT. Peroyendo a lo sencillo buscamos responder ciertas preguntas:

  • ¿Cuando terminará el Proyecto? Plazo de Ejecución
  • ¿Cuando se hará tal actividad? Inicio/Fin/Duración de una actividad
  • ¿Qué avance de proyecto tendré en tal fecha? Hitos del Proyecto

Un cronograma debe servir para tomar decisiones, por ejemplo saber la implicación de un retraso en una actividad o de la modificación del alcance (nuevas tareas). La fecha fundamental es la de entrega del proyecto, el resto de plazos y fechas no son más que las causas que llevan (o no) a cumplir con el plazo de entrega

El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de los plazos previstos y, si es necesario (casi siempre) proponer un nuevo cronograma. Sirve para controlar la variable tiempo. Un hito podría decirse que es un indicador de la variable tiempo

El Presupuesto

El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividadesdonde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podría saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si están jerarquizadas. También se suele hablar por partidas generales o, en más detalle, según los planes de contabilidad. Da igual, la cuestión es saber a donde va el dinero.

El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero

Los Informes

Los informes, ya sean del plan inicial o los planes periódicos de seguimiento, deberían cumplir con ciertas condiciones:

  • Fáciles y rápidos de leer. En mi opinión lo ideal es una hoja, sino, hasta un máximo de 4 hojas. ¿Porqué? Porque 4 hojas se leen en 4 minutos.
  • Al grano y bien hecho. Es decir, bien redactado, yendo al grano (indicadores) y sin literatura que no aporta nada. Recomendable el uso de negritas y viñetas porque resaltan y apoyan una lectura rápida
  • Frecuentes. La Frecuencia depende del proyecto, el criterio sería utilizar una frecuencia adecuada para controlar el proyecto (sino se cumple el plan). Por ejemplo en un proyecto de 4 semanas, al menos uno por semana, en uno de 12 meses, al menos 1 por mes
  • Contenido. El informe debe permitir ver las variables (alcance, tiempo y presupuesto) de forma rápida y debe contener:
    • lo previsto en el plan
    • el estado actual a la fecha
    • la previsión futura (si cambia)

Para mí, los informes son un ejemplo de lo que se denomina el ciclo PDCA:

  • Piensas en un formato de informe (el plan)
  • Lo entregas (la ejecución)
  • Lo revisas (la evaluación)
  • Lo cambias (mejora)

así sucesivamente. No hay una única forma de hacer informes (o planes)

Otra cuestión previa es informar con datos objetivos. Para mí, un plan que no utilice datos previos, no sirve de mucho, es improvisar. Es importante revisar y reflexionar sobre datos anteriores e incluso situar indicadores de base (en proyectos sociales se habla de línea de base). A la hora del seguimiento, ya tendremos datos sobre los que reflexionar. Los datos imprescindibles son los indicadores y estarán incluidos en todos los informes.

Proyectos Sociales


Los proyectos sociales utilizan una metodología que se llama Marco Lógicoy está orientada a la participación de los beneficiarios en la formulación, es decir en la planificación inicial.

Se incluyen los resultados dentro de la lógica del proyecto y objetivos específicos (objetivos a menor nivel de detalle), obteniendo así una Matriz de Planificación. El cronograma y el presupuesto va aparte, en lo que se denomina POA donde se mezcla la matriz de planificación, los recursos humanos y el cronograma.

Pero básicamente, los conceptos son los mismos. En los proyectos sociales se trabajo con personas (beneficiarios) y eso implica que la planificación no es tan sencilla porque son procesos de transformación más complejos. Por eso, es necesario un buen seguimiento y quizá para eso la mejor herramienta no es el POA ni la matriz de marco lógica (a veces muy burocrática)

En cualquier caso, da igual. Lo importante es tener claro el alcance (objetivos), cuando se va a hacer (cronograma) y cuanto va a costar (presupuesto) y ajustarlo a los formatos de la metodología.

Ejemplos para aclarar conceptos

Voy a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora: objetivos, actividades e indicadores. No me paro con los cronogramas o con los presupuestos porque es más sencillo. En la tabla siguiente se pueden ver 5 ejemplos relacionados (objetivo – actividad – indicador).

Ejemplos de Objetivos

Ejemplos de Actividades

Ejemplos de Indicadores

Aumentar el uso del email en mi organización

Mejorar el Control de Acceso en mi empresa

Disminuir los delitos en mi barrio

Mejorar la Calidad de la Formación Profesional

Generar Opinión en la Web

Instalar un Cliente de Correo Electrónico

Entregar Tarjetas de Acceso a los empleados

Contratar 15 nuevos policías

Hacer un test final a los alumnos

Escribir 10 artículos cada año en un weblog

Email enviados/mes

Empleados que utilizan el sistema de acceso

Delitos Mensuales por cada 1.000 habitantes

Percentil de Notas

Enlaces de Webs externas a los artículos

La relación de indicadores y objetivos es sencilla: el objetivo debe dar un indicador a cumplir, por ejemplo, y utilizando los ejemplos anteriores, los objetivos serían:

  • 90 emails
  • El 90% de los empleados
  • 2 delitos
  • percentil 75% con nota mayor a 8
  • 2 enlaces

Para aprender más

Lo ideal es hacer un buen curso:

Anuncios

Deja un comentario

Archivado bajo Gestión de proyectos

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s